Antrag auf Bestellung
Beantragen Sie Ihre Bestellung schnell und ohne unnötige Formalitäten. Unser intuitives Tool erleichtert die Eingabe aller erforderlichen Daten, wodurch Fehler vermieden und der gesamte Prozess optimiert werden können. Wählen Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung aus, bestimmen Sie die geschätzten Kosten und fügen Sie zusätzliche Informationen in Form eines Links hinzu – alles an einem Ort.
- Wählen Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung
- Fügen Sie zusätzliche Informationen über das Produkt/die Dienstleistung als Link hinzu
- Bestimmen Sie die geschätzten Kosten der Bestellung
- Speichern Sie den Antrag automatisch als „Entwurf“ und bearbeiten Sie es jederzeit erneut
- Löschen Sie den Antrag oder senden Sie ihn zur Freigabe
- Bearbeiten Sie einen zuvor abgelehnten Antrag und stellen Sie ihn erneut
- Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Bestellung – verfolgen Sie den Status und bestätigen Sie den Erhalt der Produkte/Dienstleistungen
Überprüfung und Freigabe des Antrags
Die volle Kontrolle über den Einkaufsprozess beginnt mit einer soliden Überprüfung. Der Mitarbeiter, der die Bestellung freigibt, kann die Begründetheit der Bestellung sorgfältig überprüfen und schnell entscheiden, ob er sie freigibt oder ablehnt. Falls ein Antrag geändert werden muss, verlangt das System, dass ein Kommentar hinzugefügt oder ein vordefinierter Ablehnungsgrund ausgewählt wird, was die Kommunikation verbessert und Unklarheiten beseitigt. Jeder Schritt wird automatisch aufgezeichnet, so dass der Status des Antrags in Echtzeit verfolgt werden kann. Ein transparentes Freigabeverfahren ermöglicht es dem Unternehmen, das Budget besser zu kontrollieren und unnötige Ausgaben zu vermeiden.
Ablauf des Einkaufsprozesses
Nachdem der Antrag freigegeben wurde, geht die Bestellung in die Abwicklung und der für die Beschaffung zuständige Mitarbeiter erhält vollen Zugriff auf alle erforderlichen Informationen. Das System ermöglicht es, Vertragspartner hinzuzufügen und zu bearbeiten, Lieferanten der Bestellung zuzuordnen und wichtige Dokumente wie Angebote oder Proforma-Rechnungen anzuhängen. Mit der SLA-Überwachung und den automatischen Erinnerungen läuft jede Transaktion reibungslos und fristgerecht ab. Der Bestellstatus kann auch in Echtzeit aktualisiert werden, was für Transparenz und volle Kontrolle über den Einkaufsprozess sorgt.
Bestellverfolgung und Benachrichtigungen
Verschaffen Sie sich in jeder Verfahrensphase volle Transparenz! eBestellung ermöglicht den Zugriff auf die Historie der Änderungen und Aktionen in Bezug auf den Antrag, so dass Sie immer wissen, in welcher Phase sich die Bestellung befindet. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen halten Sie über Änderungen des Bestellstatus auf dem Laufenden, so dass eine manuelle Überwachung nicht mehr erforderlich ist. Alle Anträge sind im Arbeitsbereich Workplace verfügbar, was die Arbeitsorganisation und die Prozessüberwachung erleichtert. Zusätzlich sendet das System Erinnerungen, wenn SLAs überschritten werden, und sorgt so für die rechtzeitige Ausführung der Aufträge.
Integration der Module – effizienter und reibungsloser Datenaustausch
eBestellung kann vollständig in die Module von Ferryt Digital Office integriert werden, was eine reibungslose Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsprozessen und einen effizienten und nahtlosen Datenaustausch sicherstellt:
- Anbindung an eRechnung – glatter Übergang von der Bestellung zur Abrechnung
- Integration mit eSignatur – Möglichkeit, Dokumente digital zu unterzeichnen
Sicherheit und Zugriffskontrolle
eBestellung sorgt für Datenschutz und effizientes Management des Einkaufsprozesses. Das System kann an die Struktur der Organisation angepasst werden, indem mehrere Niederlassungen und Gesellschaften mit einer einzigen Lösung bedient werden. Die flexible Gestaltung ermöglicht eine effiziente Bearbeitung von Bestellungen, auch bei Abwesenheit von Mitarbeitern, wodurch Ausfallzeiten eliminiert und der gesamte Prozess optimiert werden kann.
