Integration mit den Modulen eZustellung und eSignatur
Empfangen und versenden Sie Nachrichten aus dem eZustellung-System direkt in der Anwendung. Verfolgen Sie jederzeit den Status Ihrer offiziellen Korrespondenz, erhalten Sie automatische Benachrichtigungen über den Versand und laden Sie Empfangsbestätigungen herunter. Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, so dass Sie sich nicht mehr in mehrere Systeme einloggen müssen – Sie verwalten Ihre gesamte Korrespondenz in einem einzigen, intuitiven Tool. Durch die Integration mit dem Modul eSignatur ist es möglich, Dokumente elektronisch zu signieren, was zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeit bei der Erledigung von Formalitäten führt.
Intuitive Verwaltung der Korrespondenz
Dynamische Formulare passen sich automatisch an die Art des Absenders bzw. Empfängers (natürliche Person / Unternehmen) an und ermöglichen eine komfortable Dateneingabe, indem nur die relevanten Felder angezeigt werden. eKanzlei ermöglicht auch den Zugriff auf eine zentrale Datenbank der Vertragspartner, so dass Absender- und Empfängerdaten blitzschnell ausgefüllt werden können. Die Datenbank kann problemlos um neue Unternehmen oder Personen erweitert werden.
Durch die genaue Kategorisierung und Klassifizierung sowie die Möglichkeit, Prioritäten und SLA-Fristen zuzuweisen, können Sie die Bearbeitung von Dokumenten besser steuern. Sie können Dokumente auch mit Klauseln versehen und – wenn ein Dokument z.B. als vertraulich gekennzeichnet ist – den Zugriff auf dieses Dokument einschränken, indem Sie es nur autorisierten Personen zugänglich machen.
Effizientes Management des Dokumentenflusses
Sie können Dokumente einfach bestimmten Personen oder Abteilungen zuordnen und bei Bedarf weitere Empfänger (als CC) hinzufügen. Darüber hinaus haben Sie Zugriff auf die vollständige Historie aller an den Dokumenten durchgeführten Aktionen und nutzen die Möglichkeit einer mehrstufigen Freigabe vor dem Versand. Das System benachrichtigt Sie per E-Mail über neue Korrespondenz und wichtige Änderungen.
Einfache Suche, Überwachung und Archivierung
Die intelligente Suchmaschine mit umfangreichen Filteroptionen ermöglicht das schnelle Auffinden der gewünschten Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Absendern, Status, Prioritäten oder anderen Attributen. Benutzerdefinierte Filtersets ermöglichen einen noch schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen.
Außerdem können Sie den Status und die detaillierte Historie der Dokumentenverteilung jederzeit verfolgen. Durch Monitoring und Reporting behalten Sie die volle Kontrolle über den Korrespondenzfluss, wobei die Dokumente nach Abschluss des jeweiligen Prozesses automatisch archiviert werden. So bleibt Ihre Dokumentation stets geordnet und genau dann verfügbar, wenn Sie sie benötigen.
Kontrolle und Sicherheit der Daten
Mit dem Modul eKanzlei können Sie sicher sein, dass Ihre Unternehmensdaten auf höchstem Niveau geschützt sind. Das System verwendet hochentwickelte Verschlüsselungsmethoden, eine genaue Zuweisung von Zugriffsrechten und regelmäßige Backups, um Informationssicherheitsstandards zu erfüllen, die den Anforderungen der modernen Geschäftswelt entsprechen.
