Automatische Rechnungserfassung
Die eRechnung erfasst Dokumente automatisch, während die OCR-AI-Technologie deren Inhalt analysiert und die relevanten Felder im System ausfüllt – so wird der Erfassungsprozess erheblich beschleunigt. Um die Datenkorrektheit sicherzustellen, überprüft das System deren Übereinstimmung, identifiziert mögliche Fehler und sendet bei Bedarf eine Benachrichtigung an den Verkäufer mit der Bitte um Berichtigung. Es erkennt zudem bestehende Lieferanten und ergänzt ihre Daten automatisch. Dabei werden neue Geschäftspartner schnell in die Datenbank aufgenommen. Zusätzlich verhindert der Mechanismus zur Dublettenprüfung die erneute Erfassung derselben Rechnungen und sorgt damit für Transparenz und Ordnung in Ihrer Dokumentation.
Effiziente Prüfung von Buchhaltungsdokumenten
Jede Rechnung durchläuft einen Prüfprozess, in dem Sie die jeweilige Rechnung sowie die zugehörigen Daten einsehen können. Bei einer Integration mit dem eBestellung-Modul erkennt das System automatisch Rechnungen, die mit bestehenden Bestellungen verknüpft sind, oder ermöglicht ihre manuelle Zuordnung. In dieser Phase kann die Rechnung entweder freigegeben oder mit Angabe eines Grundes abgelehnt werden – so bleibt der gesamte Prozess für Ihr Unternehmen vollkommen transparent.
Transparente und nachvollziehbare Freigabe von Rechnungen
Sie haben vollen Einblick in jede Rechnung und können so ihre Übereinstimmung mit der Bestellung sowie mit den internen Finanzrichtlinien problemlos beurteilen. Bei Unstimmigkeiten können Sie das Dokument ablehnen und zur erneuten Überprüfung verweisen. Nach der Freigabe wird die Rechnung an die Buchhaltungsabteilung übermittelt, wo sie gemäß den geltenden Verfahren bearbeitet wird.
Volle Kontrolle über Zahlungen und Archivierung
Bevor die Zahlung erfolgt, hat Ihre Buchhaltung Zugriff auf die Einzelheiten und den Status der Rechnung. Nach der Abwicklung wird das Dokument als bezahlt gekennzeichnet und im System gespeichert. Alle Rechnungen werden in der eDokumente-Datenbank abgelegt, wodurch ihre schnelle Auffindbarkeit gewährleistet und die Prüfung finanzieller Prozesse erleichtert werden.
Effizientes Management des Rechnungs-Workflows
Die eRechnung ermöglicht es Ihnen, den Dokumentenfluss an die Struktur Ihres Unternehmens anzupassen. Sie legen fest, wie Rechnungen anhand der Kostenkategorie freigegeben werden, weisen diese an bestimmte Abteilungen zu und überwachen die Zugriffsebenen für Nutzer.
Das System hält Sie stets über den Status der Dokumente auf dem Laufenden und erinnert an ausstehende Aufgaben, sodass Verzögerungen vermieden werden. E-Mail-Benachrichtigungen erleichtern die Kommunikation und sorgen dafür, dass Zahlungen rechtzeitig erfolgen. Überwachungs-Tools ermöglichen die Nachverfolgung des gesamten Prozesses, die Identifikation von Engpässen und die Kostenoptimierung. Mit dem Datenexport lassen sich Analysen und Berichte mühelos erstellen.
Einfache Integration mit dem polnischen System KSeF
Die eRechnung lässt sich in andere Module von Ferryt Digital Office, ERP-Tools sowie in das KSeF (das polnische Nationale System für E-Rechnungen) integrieren. Dies ermöglicht die automatische Verknüpfung von Rechnungen mit Bestellungen, die Eliminierung manueller Dateneingaben und die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung.
