Szenarien zum Hochladen von Dokumenten in das System
Das Unterzeichnen von Dokumenten im System ist einfach, flexibel und an verschiedene Szenarien anpassbar. Das System ermöglicht, Dokumente schnell zum digitalen Unterzeichnen hochzuladen, handschriftlich unterzeichnete Dokumente zu verarbeiten und externe Anbieter elektronischer Signaturen zu integrieren.
- Laden Sie ein Dokument hoch, das eine digitale Signatur erfordert, und weisen Sie es einem Mitarbeiter zu, der befugt ist, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen
- Fügen Sie einen Scan des handschriftlich unterzeichneten Dokuments hinzu, um dessen Bild im System zu speichern
- Nutzen Sie den Mechanismus zur elektronischen Signatur, der von einem externen Anbieter bereitgestellt und in den eSignatur-Prozess integriert ist
- Nutzen Sie die Möglichkeit, ein bereits vorhandenes Dokument aus den eDokumenten auszuwählen
- Bestimmen Sie die Unterzeichner des Dokuments
- Legen Sie die Reihenfolge der Unterzeichnung fest
- Bestimmen Sie eine zuständige Person, die das Dokument vor der Unterzeichnung freigibt
- Behalten Sie den Überblick über den Signaturstatus und erhalten Sie eine Benachrichtigung über den Abschluss des Prozesses
Freigabe von Dokumenten
Die eSignatur ermöglicht die Freigabe oder Ablehnung eines Antrags vor der Unterzeichnung und gewährleistet damit die volle Kontrolle über den Dokumentenfluss. Wenn ein Dokument einer zusätzlichen Überprüfung bedarf, kann es mit einem Kommentar an eine andere Person weitergeleitet werden – dies erleichtert die Kommunikation und beseitigt Unklarheiten. Im Falle der Ablehnung ermöglicht das System die Auswahl eines Ablehnungsgrundes, wodurch der Entscheidungsprozess beschleunigt und die Transparenz der Abläufe erhöht werden.
Maximale Flexibilität beim Unterzeichnen von Dokumenten
Gestalten Sie den Unterzeichnungsprozess ganz nach Ihren Bedürfnissen.
- Qualifizierte elektronische Signatur – auf Basis eines qualifizierten Zertifikats
- Einfache und fortgeschrittene Signatur
- Elektronisches Siegel – garantiert die Echtheit von Dokumenten
- Signaturvisualisierung – fügt eine grafische Darstellung der handschriftlichen Unterschrift hinzu
- Zeitstempel – liefert eine präzise Angabe von Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung
- Möglichkeit der Unterzeichnung erst nach der Unterschrift einer anderen Person
- Einsicht in den Dokumenteninhalt vor der Unterzeichnung
- Möglichkeit der Unterzeichnung im Namen einer anderen Person (Vollmacht)
- Ablehnung eines Dokuments mit der Möglichkeit, einen diesbezüglichen Grund anzugeben
- Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen über unterzeichnungsbereite Dokumente
Sichere Archivierung von Dokumenten
Unterzeichnete Dokumente werden im Archiv aufbewahrt und sind jederzeit leicht abrufbar. Dank der vollständigen Historie aller durchgeführten Handlungen lassen sich sämtliche Vorgänge im Zusammenhang mit einem Dokument nachvollziehen. Zudem besteht die Möglichkeit, die signierte Datei herunterzuladen sowie Dokumente nach Kategorien und Fällen zu durchsuchen, zu filtern und zu sortieren – für eine effizientere Organisation und Verwaltung der Ressourcen. Darüber hinaus ermöglicht das System die Kontrolle des Archivzugriffs durch Rollenverwaltung und die Zuweisung von Berechtigungen, wodurch die Sicherheit der aufbewahrten Dokumente erhöht wird.
Automatisierung des Unterzeichnungsprozesses von Dokumenten
Die eSignatur optimiert den Dokumentenfluss und gewährleistet damit volle Kontrolle über deren Status, termingerechte Bearbeitung und die Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien. Mit eingebauten Automatisierungsmechanismen wird das Risiko von Verzögerungen minimiert und die operative Effizienz gesteigert.
- Automatische Statusvergabe für die zu unterzeichnenden Dokumente
- Möglichkeit der Festlegung von SLAs für die Unterzeichnungsfrist eines Dokuments
- Automatische Erinnerungen an bevorstehende Unterzeichnungsfrist
Benachrichtigungen und Statusüberwachung
Ein effizientes Dokumentenmanagement erfordert einen kontinuierlichen Zugriff auf diesbezügliche Statusinformationen. Das System sendet automatisch Benachrichtigungen über die Notwendigkeit, ein Dokument zu unterzeichnen, und informiert über den weiteren Ablauf. Dadurch bleibt der Dokumentenfluss jederzeit unter voller Kontrolle, und jeder Schritt lässt sich problemlos nachverfolgen.
Sicherheit und Zugriffskontrolle
Die eSignatur gewährleistet das höchste Sicherheitsniveau und schützt sowohl Ihre Daten als auch den gesamten Unterzeichnungsprozess der Dokumente. Dank der Möglichkeit zur Rollenverwaltung und zur präzisen Zuweisung von Berechtigungen können Sie kontrollieren, wer auf einzelne Dokumente zugreifen und wer sie unterzeichnen darf, wodurch das Risiko eines unautorisierten Zugriffs minimiert wird.
