Versand von Nachrichten
Das eZustellung-Modul ermöglicht den Versand von Nachrichten an eine eZustellung-Adresse sowie die Nachverfolgung ihres Status in Echtzeit. Vor dem Versand kann der Nutzer den Nachrichtentext eingeben, Empfänger hinzufügen und Anhänge beifügen, wobei das System die Korrektheit der Elektronischen Adresse (ADE) automatisch überprüft. Die Nachrichten können mit einem Vorgang im Vorgangsregister verknüpft, vor dem Versand gelöscht oder zusammen mit Anhängen an einen anderen Empfänger weitergeleitet werden. Das System unterstützt die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten (mit dem eSignatur-Modul) sowie die Vergabe von Berechtigungen für die Korrespondenz an bestimmte Nutzer. Zusätzlich ist es möglich, den Zustellungsstatus zu überwachen, Versand-, Zustell- und Empfangsnachweise herunterzuladen sowie Dokumente automatisch im Modul eDokumente zu speichern. Angehängte PDF-Dateien können eingesehen werden, ohne dass man sie herunterladen muss.
Empfang von Nachrichten
Das eZustellung-Modul bietet komfortables Empfangen von Nachrichten durch optionale E-Mail-Benachrichtigungen, die den Nutzer über neue Sendungen informieren, ohne dass er sich im System anmelden muss. Jeder Nachrichtenempfang kann mit einem Klick bestätigt werden und wird automatisch im System erfasst. Zusätzlich hat der Nutzer die Möglichkeit, direkt auf empfangene Nachrichten zu antworten, was die Kontinuität der Korrespondenz gewährleistet. Das System ordnet empfangene Nachrichten automatisch den entsprechenden Vorgängen im Register zu, sofern es passende Daten findet, was das Dokumentenmanagement effizienter macht.
Überwachung von Status und Empfangsbestätigungen
Das eZustellung-System ermöglicht die laufende Verfolgung des Zustellungsstatus und erlaubt so eine vollständige Kontrolle über die zugestellten Dokumente. Jede Nachricht ist mit einem Status versehen, wodurch der Nutzer einen schnellen Überblick über ihre Zustellungsphasen erhält und sehen kann, ob sie vom Empfänger abgerufen wurde. Zusätzlich ermöglicht das System, offizielle Zustellungs-, Versand- und Empfangsnachweise in Form von Anhängen herunterzuladen, was die Prozesstransparenz gewährleistet und die Sicherheit der Korrespondenz erhöht.
Korrespondenzmanagement und allgemeine Funktionalitäten
Das eZustellung-System ermöglicht ein komfortables und intuitives Korrespondenzmanagement und eliminiert das Risiko, dass wichtige Dokumente verloren gehen. Mit diesen Funktionen wird das Zustellungsmanagement in Ihrem Unternehmen schnell, übersichtlich und benutzerorientiert:
- Schnelle Nachrichtensuche – mit der intuitiven Suchmaschine lassen sich bestimmte Nachrichten anhand von Schlüsselwörtern schnell und einfach finden, ohne dass man das gesamte System durchsuchen muss.
- Ansicht der PDF-Dateien ohne Download – der Nutzer kann Dokumente durchsehen, ohne sie speichern zu müssen, was die Arbeit beschleunigt und den Nutzungskomfort erhöht.
- Sichere Archivierung von Dokumenten – alle Nachrichten werden in der persönlichen Ablage des Nutzers gespeichert, wodurch das Risiko ihres Verlusts nach 30 Tagen eliminiert wird.
- Historie der durchgeführten Aktionen – das System zeichnet sämtliche an Dokumenten durchgeführten Aktionen auf und ermöglicht so eine vollständige Nachverfolgung aller korrespondenzbezogenen Tätigkeiten.
- Suche nach Nachrichten in eZustellung – ermöglicht das einfache Auffinden von Nachrichten im eZustellung-System und erleichtert damit das Management umfangreicher Korrespondenz.
Integration mit anderen Modulen
Die Möglichkeit der Integration von eZustellung mit den anderen Modulen von Ferryt Digital Office erhöht die Funktionalität erheblich und erleichtert die tägliche Arbeit mit dieser Lösung. Der reibungslose Datenaustausch zwischen den Modulen macht die Prozesse im Zustellungsmanagement Ihres Unternehmens noch umfassender. Gleichzeitig können die Nutzer von erweiterten Sicherheitsfunktionen und Optimierungen profitieren, die die Effizienz des gesamten Dokumentenflusses steigern.
Sicherheit und Zugriffskontrolle
eZustellung ermöglicht ein präzises Management des Zugriffs auf die Korrespondenz, wobei die Berechtigungen sowohl an Einzelpersonen als auch an ganze Benutzergruppen erteilt werden können. Darüber hinaus ermöglicht das System in Verbindung mit dem eSignatur -Modul die Verwendung einer elektronischen Signatur, wodurch die Sicherheit und Echtheit der versandten Dokumente erhöht werden.
