Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen
Ein effizientes Dokumentenmanagement ist einer der wichtigsten Eckpfeiler jedes Unternehmens. Mit Ferryt erhalten Sie umfassende Werkzeuge, um Prozesse im Zusammenhang mit der Erstellung, dem Umlauf, der Überprüfung, der Versionierung und der Archivierung von Dokumenten zu automatisieren.
Unabhängig von der Art der Dokumentation unterstützen Sie unsere Lösungen bei deren Handling, erhöhen die Sicherheit des Informationsflusses, garantieren klare Dokumenten-Workflows und beschleunigen die Erledigung der täglichen Aufgaben.
Vertragsmanagement
Mit unseren Lösungen verkürzen Sie die Zeit, die für die Vorbereitung von Verträgen für Kunden und Auftragnehmer benötigt wird. Sie erstellen spezielle Dokumentvorlagen, generieren diese automatisch aus dem System, profitieren von Versionskontrollen und der Registrierung in einem zentralen Archiv, um Zugriff auf alle Dokumente an einem Ort zu erhalten.
Erstellen von Dokumentvorlagen
Mit unseren Lösungen können Sie Vorlagen für Verträge, Anhänge und Protokolle erstellen. Die Vorlagen bestehen aus einem festen Teil mit universellen Einträgen und variablen Feldern, die verändert werden können. Der Vertrag kann automatisch ergänzt werden, z. B. mit Angaben zum Auftragnehmer, zum Leistungsumfang, zur Höhe der Vergütung oder zur Zahlungsfrist. Dadurch werden der Zeitaufwand für die Vertragserstellung reduziert und mögliche Fehler bei der Erstellung vermieden.
Akzeptanz und Versionierung von Verträgen
Diese Lösung umfasst Prozesse für die Änderung und Annahme von Vereinbarungen und Anhängen. Die Versionierung der Dokumente stellt sicher, dass der Prozess mit der aktuellen Version des Dokuments arbeitet; frühere Versionen können überprüft werden. Die verwendeten Lösungen systematisieren und dokumentieren die Aktivitäten, die während des Prozesses der Änderung und Annahme von Vereinbarungen durchgeführt werden.
Archivierung von Dokumenten
Die einzelnen Vertragsversionen werden in einem elektronischen Repository gespeichert, das die Registrierung, den Umlauf und die Speicherung der Dokumente übernimmt. Es ist mit einer Suchmaschine und einem Vertragsbrowser ausgestattet, sodass Sie die benötigten Dokumentversionen leicht finden können. Das Archiv bietet auch einen Überblick über die Historie der mit den Unterlagen durchgeführten Aktivitäten und die Möglichkeit, eine Konformitätsprüfung durchzuführen. Der Zugriff auf die Verträge ist gesichert und auf Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen beschränkt. Dies gewährleistet die volle Datensicherheit.
040 / 59373514
info@domdata.de