Geschäftsreisen
Planen Sie, den Workflow-Prozess für Geschäftsreisen zu optimieren?
Möchten Sie die Anzahl der Papierdokumente im Prozess reduzieren?
Benötigen Sie eine Lösung, mit der Ihre Mitarbeiter Geschäftsreisen effizient beantragen und abrechnen können?
Das Modul Geschäftsreisen ist eine Multi-Channel-Lösung zur Optimierung und Beschleunigung der Prozesse im Zusammenhang mit der Beantragung und Abrechnung von Geschäftsreisen.
Dank der intuitiven Benutzeroberfläche werden Ihre Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen effizienter abwickeln. Sie können den gesamten Prozess von einem Computer oder einem mobilen Gerät aus verfolgen. Durch die Einführung des Moduls Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen werden Sie die Anzahl der Papierdokumente in diesem Prozess reduzieren.
Anwendung
Verfahren zur Beantragung einer Geschäftsreise
Eine Geschäftsreise kann von einem Mitarbeiter oder einer bevollmächtigten Person beantragt werden. Bei der Beantragung macht der Mitarbeiter Angaben zum Zweck, zur Unterkunft, zum Transportmittel oder zum Vorschussbetrag. Der vollständige Antrag wird an den Vorgesetzten gesandt, der die Dienstreise per Link in einer E-Mail annimmt oder ablehnt. Anschließend erhält der Mitarbeiter eine Mail mit Informationen über die Annahme oder Ablehnung des gestellten Antrags. Der gesamte Prozess kann von einem mobilen Gerät aus durchgeführt werden.
Abrechnung von Geschäftsreisekosten
Die Abrechnung der Dienstreisekosten erfolgt nach der Rückkehr. Der Mitarbeiter genehmigt oder ändert die Spesenpläne im Erstantrag. Die Kostenbelege werden mit Hilfe eines Telefons oder Scanners eingescannt. Das angehängte Dokument wird automatisch an den Vorgesetzten und die Buchhaltungsabteilung gesendet. Die autorisierten Personen prüfen dann, ob die Rechnungen den ursprünglichen Reiseannahmen entsprechen, und akzeptieren oder lehnen die Abrechnung ab.
Wenn die Daten akzeptiert werden, wird die Geschäftsreise automatisch gemäß den im System hinterlegten Geschäftsregeln abgerechnet. Der Abrechnungsbetrag wird zur abschließenden Prüfung an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet. In der letzten Phase des Prozesses kann der Abrechnungsbetrag automatisch im Finanz- und Buchhaltungssystem des Unternehmens gebucht werden.
