Vertragsmanagement

Dank des Moduls Vertragsmanagement können Sie Vorlagen für Verträge, Anhänge oder Berichte erstellen. Vorlagen bestehen aus einem festen Teil (d. h. festen Einträgen) und variablen Feldern, die mit Daten aus einem bestimmten Verfahren befüllt werden. Ein Vertrag kann z. B. automatisch mit den Daten des Lieferanten, dem Lieferumfang, der Vergütung oder dem Zahlungsdatum befüllt werden. So reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Erstellung von Verträgen und vermeiden mögliche Fehler bei der Abfassung der Verträge.

Im Rahmen der Lösung sind Abnahmeprozesse für Verträge und deren Anhänge zu einem bestimmten Verfahren vorgesehen. Durch die Versionierung der Dokumente wird sichergestellt, dass im Prozess mit der neuesten Version des Dokuments gearbeitet wird und die Möglichkeit besteht, Einsicht in eine der früheren Versionen zu nehmen. Die eingesetzten Lösungen dokumentieren systematisch die im Rahmen der Vertragsabnahme durchgeführten Maßnahmen.

Einzelne Versionen von Verträgen werden in einem elektronischen Dokumentenarchiv gespeichert. Das Archiv unterstützt die Registrierung, den Umlauf, die Speicherung und die Archivierung von Dokumenten. Das Archiv ist mit einer Suchmaschine und einem Vertragsbrowser ausgestattet, mit denen ein schneller Zugriff auf die benötigte Version der Dokumente möglich ist. Der Zugang zu den Verträgen wird durch die festgelegten Rechte eingeschränkt, wodurch die Sicherheit der in den Verträgen enthaltenen Daten gewährleistet wird. Eine Historie der an einem Vertragsdokument durchgeführten Aufgaben ist ebenfalls verfügbar; genauso ist eine Prüfung der Archivkonformität möglich.